Gestionnaire opérationnel des programmes

A propos de Current AI

Fondé lors du Sommet pour l'action sur l'Intelligence Artificielle à Paris en février 2025, Current Al est un partenariat mondial unique et inédit qui catalyse le mouvement pour une IA d’intérêt général, réunissant gouvernements, organisations philanthropiques, chercheuses et chercheurs, créatrices et créateurs sur le terrain ainsi que leaders de l’industrie. 

La plupart des systèmes d’IA sont contrôlés par une poignée d’entreprises privées. Le résultat ? Des gouvernements qui s’inquiètent de la souveraineté IA et des millions d’utilisateurs et utilisatrices vulnérables à un changement de règlement ou à un bouleversement géopolitique. Nous croyons que la solution est de construire une infrastructure technologique ouverte et publique qui privilégie l’intérêt général plutôt que le profit.

Partout dans le monde, des esprits brillants développent des IA au service de l’intérêt général, mais ces efforts restent fragmentés. Ce qui manque, c’est une coordination stratégique à grande échelle. Les entreprises technologiques suivent une feuille de route et des ressources coordonnées, ce qui leur confère un avantage. Current AI vise à offrir le même avantage aux technologues œuvrant pour l'intérêt général, en investissant dans les liens qui unissent les personnes et les projets, afin que chaque initiative soit coordonnée et amplifiée. 

Apercu du rôle

L'équipe Programmes de Current AI est une petite équipe en pleine structuration et nous créons le poste de Gestionnaire opérationnel des programmes pour la renforcer. Ce rôle aura pour mission la mise en place de notre système de gestion des subventions (GMS) et la gestion opérationnelle de nos cycles d'attribution de subventions et autres programmes : réception et examen des candidatures, due diligence (vérifications préalables), approbation, contractualisation et suivi. Sous la direction de la VP Programs, vous travaillerez en étroite collaboration avec la Program Manager et les autres membres de Current AI. Ce rôle polyvalent, voué à évoluer selon le calendrier des subventions, convient à une personne flexible qui recherche de la diversité, s'intéresse aux personnes derrière les projets que nous finançons et aime structurer une fonction.

Vos missions

Vos responsabilités couvriront les domaines suivants, évoluant selon le calendrier des subventions et de la stratégie programmatique de Current AI :

Opérations & processus des programmes (80 %)

Opérations générales 

• Soutenir la VP Programs dans la structuration opérationnelle des programmes de subventions, quelles qu’en soient les modalités  (notamment des défis, des prix, des appels à projet, etc.)
• Gérer les opérations et la logistique de ces programmes de subvention

Opérations d'octroi de subventions

• Participer à  la configuration et la gestion des formulaires de candidature, des enquêtes et des appels à projet
• Prendre en charge l'aspect opérationnel de la communication avec les bénéficiaires, en assurant une expérience fluide et professionnelle tout au long du processus
• Soutenir la due diligence : adéquation financière, opérationnelle, programmatique et organisationnelle des bénéficiaires
• Gérer les prestataires externes d'octroi de subventions le cas échéant

Système de gestion des subventions (GMS)

• Participer à la mise en place et l'administration quotidienne du système de gestion des subventions (GMS) de Current AI
• Aider à configurer et maintenir les flux de travail, les pipelines, les formulaires et les champs afin de refléter notre processus de subventions
• Maintenir les données de subventions à jour dans le GMS
• Servir de point de contact pour les questions de l'équipe sur le GMS, en remontant les problèmes au fournisseur si nécessaire
• Former les nouveaux membres d’équipe au GMS et aux processus de subvention

Contractualisation & paiements

• Préparer les conventions et les contrats de subvention , et les envoyer en signature, avec le soutien de notre équipe juridique
• Collaborer avec l'équipe Opérations de Current AI pour suivre les versements conformément aux conditions contractuelles et vérifier le bon paiement des bénéficiaires
• Gérer les contrats liés aux subventions en conformité avec notre politique d'achats

Données & suivi

• Créer et gérer des tableaux de bord pour assurer le suivi de la pipeline, du portefeuille et des flux de financement
• Préparer les données relatives aux subventions pour les réunions du conseil d'administration, les rapports destinés aux financeurs et les audits
• Participer au processus d'audit annuel des opérations de subvention

Contenu des programmes & relations bénéficiaires (20 %)

Cycles des subventions & sélections

• Suivre et maintenir notre pipeline, en gardant les informations à jour
• Préparer les documents de recommandation pour l'examen interne et la sélection

Relations avec les bénéficiaires

• Fournir les informations aux bénéficiaires conformément à leurs besoins leurs de reporting et aider à résoudre les problèmes éventuels
• Garantir une expérience fluide et professionnelle pour les bénéficiaires, du premier contact et tout au long de la subvention

Rapports & enseignements

• Participer à la préparation des documents sur les subventions et le portefeuille destinés à la direction, aux réunions du conseil d'administration, aux rapports des financeurs et à l'audit annuel
• Soutenir la synthèse des rapports et enseignements des bénéficiaires à travers le portefeuille, en suivant les progrès (étapes et résultats), et en signalant rapidement les risques ou retards

Soutien programmatique général

• Soutenir l'équipe Programs dans la préparation de documents et de briefings selon les besoins

Ce que nous recherchons

Qualifications essentielles

• 2 à 5 ans d'expérience, idéalement en grants management, grants opération ou un rôle similaire
• Au moins un diplôme de niveau Bachelor ou équivalent dans un domaine pertinent
• Expérience avec un système de gestion des subventions (Grant Management System)
• Rigueur, souci du détail et esprit critique
• À l'aise avec la gestion des budgets, des états financiers et des documents organisationnels
• Maîtrise courante de l'anglais et du français, à l'écrit et à l'oral
• Grande discrétion, vous manipulerez des informations confidentielles relatives aux financeurs et aux bénéficiaires
• À l'aise dans une organisation en train de se structurer, où les processus n’existent pas encore
• Intérêt pour les projets et initiatives d'IA pour le bien commun

Qualifications appréciés

• Expérience au sein d'une organisation à but non lucratif, d'une fondation ou d'un organisme financé par des subventions
• Expérience dans l'environnement dynamique d'une startup
• Expérience auprès d'une diversité de financeurs (gouvernements, organismes philanthropiques, secteur privé) et de profils de bénéficiaires, incluant des besoins de reporting et de conformité variées
• Intérêt pour l'utilisation de l'automatisation et des outils d'IA afin d'éliminer le travail répétitif

Comment postuler

Veuillez postuler en utilisant le bouton en haut à droite, et joignez une courte note répondant aux questions (500 mots maximum)

Engagement en faveur de l’égalité des opportunités

Current AI s'engage à garantir un accès égal à l'emploi et à prévenir toutes les formes de discrimination. Toutes les candidatures seront examinées de manière équitable, sans tenir compte de l'origine, du sexe, de l'identité de genre, de l'âge, de l'orientation sexuelle, du handicap, des croyances religieuses, des opinions ou de tout autre critère sans rapport avec les qualifications professionnelles. La sélection sera basée uniquement sur les compétences, l'expérience et l'adéquation au rôle.

 Current AI n'accepte pas les candidatures non sollicitées de la part des agences de recrutement avec lesquelles nous n'avons pas d'accord signé. Current AI ne sera pas responsable des frais ou commissions en cas de recrutement d'un candidat soumis de cette manière.